Саммари: как привести дела в порядок

by SETTERS
Саммари: как привести дела в порядок

Когда мы пытаемся удержать в голове сотню дел, продуктивность падает — потому что ум постоянно отвлекается на мысли о нерешенных проблемах. Чтобы освободить свою оперативную память, нужно вынести все задачи на бумагу (или в doc).

Но списки тоже могут превратиться в бардак, поэтому им нужна система. Дэвид Аллен предлагает завести четыре категории:

    • срочные задачи;
    • долгосрочные проекты;
    • несрочные дела;
    • календарь с задачами, привязанными ко времени.

Поток дел автор называет рутиной, все списки задач — «входящими», и предлагает разбираться с ними по следующей схеме:

Примечание редакции. Если плодить списки неудобно, можно загнать все дела в одну excel-таблицу и пометить их разными цветами.

Главных советов в этой системе пять:

Совет 1. Календарь должен быть святыней. Если вы что-то записали в него, то должны закрыть задачу в срок или вообще отказаться от ее выполнения. Изменения можно вносить только если деловую встречу перенесли, все остальное — от лукавого.

Совет 2. Выполняйте двухминутные дела сразу же, чтобы лавина мелких проблем не унесла вас в бухту прокрастинаторов. Бонус: бодро сделав кучу небольших дел вы будете чувствовать подъем мотивации и сил.

Совет 3. Дополнительно можно завести список с делегированными задачами, чтобы не забыть, кому что поручил (или использовать корпоративные системы вроде Bitrix).

Совет 4. Также хорошо бы иметь папку со справочными материалами, которые могут пригодиться в работе: списки, контакты, статьи, видео, книги. Так у вас будет своя личная база знаний.

Совет 5. Заведите список «Когда-нибудь» для своих творческих и личных желаний: от заплыва с дельфинами до курсов хиромантии. Когда выдастся свободная минута, вы не растеряетесь и займетесь тем, о чем давно мечтали.

Как управляться с проектами

Проекты — это задачи, которые требуют больше одного действия. При том это может быть что угодно: от долгожданного дня рождения до запуска нового продукта. Чтобы все успеть, Дэвид Аллен советует действовать так:

  1. Составьте полный список проектов (не пугайтесь, мы уже были на этой ступени, когда категоризировали дела).
  2. Поместите все материалы по проекту в одну систему: например, очень удобные доски есть у Trello.
  3. Введите список “следующие действия” и категоризируете его, как вам удобно. Например, можно разбить задачи по трем группам:
        • те, что зависят от времени: например, «позвонить клиенту в 10:00». Их сразу стоит добавить в священный календарь;
        • те, что зависят от определенных обстоятельств (буду у компьютера — сделаю);
        • те, что связаны с ресурсами (будут силы — решу).

Каждый день начинайте с проверки списков в таком порядке:

    • Задачи в календаре: сделайте упор на дела, привязанные ко времени; 
    • Задачи, которые нужно выполнить в определенных обстоятельствах — чтобы не упустить возможности.

Как жить по спискам

Все эти списки и папки в итоге сложатся в одну большую систему, которую нужно регулярно проверять на актуальность.

Проводите генеральную ревизию дел раз в неделю — чтобы оценить ситуацию целиком и избавиться от балласта решенных/ненужных задач.

А вот списки на каждый день автор не рекомендует, потому что в них часто залетают несрочные задачи, которые потом переносятся до бесконечности и висят мертвым грузом.

И самое главное — чтобы действовать эффективно, каждую задачу стоит проверить тремя вопросами:

    1. Что это значит для меня?
    2. Каких результатов я хочу достичь в данной сфере?
    3. Какой следующий шаг на пути к их достижению?

Такой подход поможет не просто делать дела, но и понимать, зачем они все нужны.

Всю книгу можно прочитать тут (честно признаемся, что она полезная, но очень занудная).

July 10, 2019