• Выбрано 0
5 April 2021
Просмотры 9629
~ 15 мин

Как написать сопроводительное, мотивационное и рекомендательное письмо

Как написать сопроводительное, мотивационное и рекомендательное письмо Как написать сопроводительное, мотивационное и рекомендательное письмо
#Управление

Грустно, если вы не можете попасть на должность мечты, потому что мало опыта или кейсов. Еще хуже, если вы даже не откликаетесь на вакансию, потому что боитесь непонятного письма — сопроводительного, мотивационного или рекомендательного. Разбираемся, для каких вакансий они нужны, чем отличаются, как пишутся и могут ли покорить сердечко эйчар-отдела. Спойлер: еще как могут.


СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
Это рассказ о том, почему на вакансию стоит взять именно вас, шанс выделиться среди кандидатов. Чаще всего сопроводительное письмо пишется в теле мейла, который вы отправляете работодателю. К нему же прикрепляется резюме.

Сопроводительное письмо нужно прикреплять вне зависимости от позиции — и даже если в вакансии о нём ничего не было сказано. Просто отправить эйчару резюме со словами: «На, изучай», — это плохая стратегия. Важно прокомментировать, почему вы решили откликнуться на вакансию, чем вам интересна компания, чем вы можете быть полезны и почему именно вы.
Например, вы устраиваетесь продюсером в подкаст-студию, но до этого не работали с форматом. В сопроводительном вы можете рассказать, что три года вели эфир на радио, а теперь переживаете, что линейное вещание отмирает, и хотите попробовать себя в подкастах. При этом вы понимаете принципы аудиопродуктов, а журналистский опыт поможет вам находить классных героев в выпуски.
ЛПР-ом может быть не только эйчар: в некоторых компаниях их вовсе нет, поэтому решение о найме принимает непосредственный руководитель. Писать ему в личку — так себе идея. А вот сообщение на почту — это больше про деловой этикет.
Сопроводительное письмо дополняет и поясняет резюме. Оно показывает, как вы умеете излагать свои мысли, и раскрывает те пункты резюме, которые вы не могли расписать подробнее в самом документе. Например, в сопроводительном вы можете рассказать, как навык синхронного перевода пригодится в общении с иностранными клиентами, а в резюме об этом будет одна строчка в графе «Опыт работы».
Структура
1
Приветствие. Если знаете имя потенциального боса или эйчара, начните с него. Если нет — поздоровайтесь нейтрально. Фразу «Доброго времени суток» можете использовать только иронично, например, если устраиваетесь хелпером на конференцию КОЛЛЕГИ — в остальных случаях это клише.
2
Вступление. Представьтесь и обозначьте цель письма — пропишите, что вы откликаетесь на конкретную вакансию в конкретную компанию. Сопроводительное письмо должно быть персонализированным. Не делайте рассылку из десяти одинаковых писем на десять вакансий копирайтера. Ваша цель — показать, что вы хотите занять именно это место. Если вы читаете аккаунты компании в соцсетях или залипаете на ее кейсы, отметьте это.
3
Основная часть. Расскажите о качествах, благодаря которым между вами и этой должностью случится моментальный мэтч. Не пишите больше четырех абзацев — идеальное сопроводительное занимает от половины страницы до листа А4.
4
Поблагодарите за внимание и уточните, что готовы лично ответить на все возможные вопросы.
5
Продублируйте контакты.
«Да» и «нет» классного сопроводительного письма
Да:
  • Идеальный стиль сопроводительного письма — деловой, но не слишком формальный. Хотя это зависит от компании, в которой вы хотите работать: если там все изи-бризи, в письмо можно ввернуть несколько уместных шуток. Если это серьезная госструктура, будьте убедительными и краткими.
  • Честность. Если у вас нет каких-то требуемых скиллов или опыта, расскажите сразу и поделитесь, что может это компенсировать. Представим, что вы откликаетесь на позицию веб-дизайнера. Вы не сильно владеете Tilda, но работаете в Figma. Чтобы вникнуть в Тильду, хватит пары дней.
  • Логика и последовательность повествования. Один абзац — одна мысль. И помните про структуру. А еще важно отформатировать текст: не забудьте про выравнивание и одинаковый шрифт.
Нет:
  • Повторение резюме. Сопроводительное письмо не должно дублировать резюме. Раскрывать и дополнять — да.
  • Не пишите длинные тексты о себе. Не рассказывайте о том, сколько у вас котов, какие котлеты любят ваши дети и как вы провели лето. Сопроводительное письмо должно раскрывать вас как специалиста.
  • Ошибки. Орфография, грамматика, пунктуация, опечатки — все это влияет на первое впечатление. Перечитайте текст хотя бы дважды перед отправкой и закиньте в онлайн-сервисы, которые подсвечивают ошибки.
Ошибки, опечатки — это банальное неуважение к адресату письма. А ещё ошибки иногда сразу вынуждают отказать кандидату. Это важно в рамках тех позиций, где грамотность — одно из ключевых требований. Например, для копирайтера или менеджера проектов, который много общается с клиентами.
Екатерина Рудчик, HR-директор SETTERS
Как не надо:
Ребята, вы не пожалеете, если возьмете меня в свою классную команду! Обнял-приподнял :)
Как надо:
Здравствуйте! Меня зовут Антон.

Впервые о вашем агентстве я услышал три года назад, когда вы провели конференцию в Новосибирске. Потом я приехал в Москву ради ваших курсов по графическому дизайну — а дальше искра, буря, безумие.

Сейчас я senior designer в инхаус-команде Новосибирска, но готов переехать в Москву, если для меня найдется место в вашей команде.

Я уверенно владею Adobe Photoshop, Illustrator и InDesign, мультимедийными программами вроде After Effects и Maya, знаю основы HTML и CSS, умею в карандашный рисунок и типографику.

Внимательно читаю ТЗ, не забиваюсь в угол на брифингах, спокойно коммуницирую с заказчиком и не боюсь правок. Готов признавать ошибки и исправлять их, гуглить и обращаться за помощью, учиться новому и совершенствовать скиллы.

Ниже прикрепляю резюме. Если мои навыки могут быть для вас интересны, я буду рад ответить на вопросы и готов выполнить тестовое задание.

Спасибо!
МОТИВАЦИОННОЕ ПИСЬМО
Мотивационное письмо очень похоже на сопроводительное. Разница в том, что первое часто спрашивают, когда не требуется резюме: например, при устройстве на стажировку. Все понимают, что на этом этапе у вас может не быть релевантного опыта, поэтому ограничиваются одним документом.
В мотивационном письме вы раскрываете несколько главных вопросов:
Почему вы выбрали эту профессию?
Почему вы хотите попасть в эту компанию?
Почему именно вы станете хорошим кандидатом?
Из-за того, что это ваш единственный документ, мотивационное письмо будет больше сопроводительного. Обычно это 1-2 листа А4. А еще оно сильнее сконцентрировано на личных качествах: да, у вас пока нет опыта работы и мощных кейсов, но вы поставили пьесу по Маркесу и организовали премьеру для всей школы — а это значит, что вы умеете круто менеджерить проекты.
Структура мотивационного письма будет идентична сопроводительному: это приветствие, вступление, основная часть в виде ответов на вопросы выше, благодарность за внимание и контакты для связи.
Мотивационное письмо необходимо, если нет сильного резюме, портфолио или они не требуются вовсе. А еще сегодня вместо мотивационного письма текстом часто просят записать видео, например, на минуту. Структура повествования та же.
Екатерина Рудчик, HR-директор SETTERS
Как не надо:
Здравствуйте, у меня нет опыта, но я очень хочу работать в SMM и вести инстаграм, потому что уже сейчас понимаю, что за этим будущее. У меня много досок на пинтересте и пятерка по русскому в дипломе. Ищу работу на удаленке. Пока сижу с малышом в декрете, могу работать с 11 до 13 часов, но не каждый день. Что вы можете мне предложить?
Как надо:
Здравствуйте! Меня зовут Елена.

Я начинающий специалист в сфере диджитал, но уже успела пройти два интенсива по проджект-менеджменту от команды Х.
Про вашу компанию я узнала два года назад, когда в СМИ прогремел ваш кейс У. Уже тогда я поняла, что хотела бы поработать с Юлей и всем отделом проджектов.
Я бакалавр психологии, поэтому легко нахожу общий язык даже с трудными клиентами. Всегда стараюсь услышать и понять их, а также предложить альтернативы.

Моим лучшим кейсом была ситуация, когда я смогла успокоить нервную звезду перед съемкой. Для этого мне пришлось испечь шарлотку, найти белые пионы в январе и купить кальвадос десятилетней выдержки. Возможно, кальвадос успокоил ее немного лучше, чем я, но я предпочитаю думать, что это была командная работа.

Очень хочу быть полезной, поддержать и разгрузить вашу команду и набраться опыта, поэтому я была бы рада стажировке в вашей компании.
Спасибо!
РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
Еще один частый запрос от эйчаров — рекомендательное письмо. Это отзыв о вашей квалификации с прошлого места работы.
Если рекомендательное есть — это плюс к вашему набору скиллов. Если письма нет, но вы можете поделиться контактами того, кто даст вам устную рекомендацию или фидбэк — тоже хорошо.
Прежний работодатель может попросить вас написать рекомендательное самостоятельно — и просто отдать ему на подпись. А если вы хотите притвориться боссом, начните думать как босс:
  • Вы здорово коммуницируете с командой? Расскажите об этом.
  • Не зафакапили ни один дедлайн за год? Вперед!
  • Умеете продавать заказчику идеи? Вы знаете, что мы сейчас предложим.
Описывайте те качества, которые будут важны на новой должности.
Главное — не будьте голословными и подкрепляйте все кейсами.
Рекомендательное письмо обычно присылают по запросу. Напишите в резюме или сопроводительном, что у вас есть рекомендательные письма от такого-то человека в такой-то компании, вы можете прислать их, если это необходимо.
Структура
1
Персональные и контактные данные работодателя. Когда будете подписывать документ, не забудьте предупредить прошлого работодателя, что ему могут позвонить и задать несколько вопросов. Это нормальная практика — так вы подготовите человека к неожиданному звонку.
2
Ваши персональные данные, включая должность и продолжительность работы на прежнем месте.
3
Краткое описание обязанностей. Просто обозначить должность недостаточно: в разных компаниях пул задач и требования могут отличаться. Например, на вашем старом месте тексты вычитывал корректор, а на новом — это входит в задачи копирайтера.
4
Описание достижений. Кейсы, которые запомнились вам по разным причинам: может, вы повысили выручку? Увеличили охват в три раза?
5
Краткая личная характеристика. Помните, что даже в этом пункте вы остаетесь в контексте работы и пишете только о тех качествах, которые влияют на продуктивность.
6
Причины увольнения. Скорее всего, вы остались в неплохих отношениях с боссом, если сейчас идете подписывать рекомендательное у него. Захотели развиваться дальше? Решили остановиться и подумать? Все в порядке, вы имеете на это право.
И помните: рекомендательное письмо нужно писать от третьего лица. О себе вы будете говорить «он/она».
Кого просить подписать рекомендательное письмо, если вы раньше не работали вообще/не работали по специальности/много работали в разных местах?
Лучше всего обратиться к последнему руководу — это самая актуальная информация о том, каким специалистом вы стали, как работаете в команде, из-за чего можете уволиться и к чему стремитесь. Еще вариант — написать боссу, который курировал вас на должности, похожей на потенциальную новую работу.
Если вы только выпустились из универа и еще не работали по специальности, обратитесь к научному руководителю или заведующему кафедрой.
Не переживайте, если не прикрепили рекомендательное письмо сразу же. Если оно правда нужно, его запросят. А еще эйчар или босс позвонит или напишет тому, от чьего лица оно создано. В остальных случаях рекомендательное просто усилит портфолио и резюме.
Как не надо:
Игорь Юрьевич Смирнов — лучший работник нашей фирмы за все годы ее существования!
Исполнительный, вежливый, пунктуальный, коммуникабельный, мобильный и ответственный, он не сорвал ни одного дедлайна, покорил всех заказчиков, обаял коллег и свел с ума подчиненных.
До сих пор не понимаю, как мы упустили такое сокровище………
Как надо:
Иван Андреевич Холодных проработал в нашей компании четыре года и прошел путь от стажера до руководителя финансово-правового отдела.
Благодаря ему у нашей компании не было ни одного судебного разбирательства, а выручка агентства ежегодно возрастала.
При нем отдел расширился от двух человек до семи, на базе агентства были запущены внутренние курсы финансово-правовой грамотности. Перед уходом Иван Андреевич работал с методистами над тем, чтобы превратить эти курсы во внешний образовательный продукт.
Нам жаль терять этого специалиста, но мы желаем ему успехов на новом месте.
Могут ли такие письма стать решающими?
Да, 100%. Грамотное сопроводительное или мотивационное письмо — способ повысить свои шансы, чтобы получить тестовое задание или приглашение на собеседование. Рекомендательное письмо или хотя бы контакты для получения устного фидбэка — это уже помощь в принятии решения о найме специалиста, особенно при выборе среди лучших, которые прошли все этапы.
Екатерина Рудчик, HR-директор SETTERS