• Выбрано 0
27 May 2020
Просмотры 212
~ 10 мин

Как быстро привести дела в порядок

Как быстро привести дела в порядок
#Управление

Когда мы пытаемся удержать в голове сотню дел, продуктивность падает — потому что ум постоянно отвлекается на мысли о нерешенных проблемах.
Чтобы освободить свою оперативную память, нужно вынести все задачи на бумагу (или в doc).


Но списки тоже могут превратиться в бардак, поэтому им нужна система. Дэвид Аллен предлагает завести четыре категории:
  • срочные задачи;
  • долгосрочные проекты;
  • несрочные дела;
  • календарь с задачами, привязанными ко времени.
Поток дел автор называет рутиной, все списки задач — «входящими», и предлагает разбираться с ними по следующей схеме:
Примечание: если плодить списки неудобно, можно загнать все дела в одну excel-таблицу и пометить их разными цветами.

Главных советов в этой системе пять:

Совет 1. Календарь должен быть святыней. Если вы что-то записали в него, то должны закрыть задачу в срок или вообще отказаться от ее выполнения. Изменения можно вносить только если деловую встречу перенесли, все остальное — от лукавого.
Совет 2. Выполняйте двухминутные дела сразу же, чтобы лавина мелких проблем не унесла вас в бухту прокрастинаторов. Бонус: бодро сделав кучу небольших дел вы будете чувствовать подъем мотивации и сил.
Совет 3. Дополнительно можно завести список с делегированными задачами, чтобы не забыть, кому что поручил (или использовать корпоративные системы вроде Bitrix).
Совет 4. Также хорошо бы иметь папку со справочными материалами, которые могут пригодиться в работе: списки, контакты, статьи, видео, книги. Так у вас будет своя личная база знаний.
Совет 5. Заведите список «Когда-нибудь» для своих творческих и личных желаний: от заплыва с дельфинами до курсов хиромантии. Когда выдастся свободная минута, вы не растеряетесь и займетесь тем, о чем давно мечтали.

Как управляться с проектами

1
Составьте полный список проектов (не пугайтесь, мы уже были на этой ступени, когда категоризировали дела).
2
Поместите все материалы по проекту в одну систему: например, очень удобные доски есть у Trello.
3
Введите список «следующие действия» и категоризируете его, как вам удобно. Например, можно разбить задачи по трем группам:
  • те, что зависят от времени: например, «позвонить клиенту в 10:00». Их сразу стоит добавить в священный календарь;
  • те, что зависят от определенных обстоятельств (буду у компьютера — сделаю);
  • те, что связаны с ресурсами (будут силы — решу).
Каждый день начинайте с проверки списков в таком порядке:
  • Задачи в календаре: сделайте упор на дела, привязанные ко времени;
  • Задачи, которые нужно выполнить в определенных обстоятельствах — чтобы не упустить возможности.

Как жить по спискам

Все эти списки и папки в итоге сложатся в одну большую систему, которую нужно регулярно проверять на актуальность.
Проводите генеральную ревизию дел раз в неделю — чтобы оценить ситуацию целиком и избавиться от балласта решенных/ненужных задач.
А вот списки на каждый день автор не рекомендует, потому что в них часто залетают несрочные задачи, которые потом переносятся до бесконечности и висят мертвым грузом.
И самое главное — чтобы действовать эффективно, каждую задачу стоит проверить тремя вопросами:
  1. Что это значит для меня?
  2. Каких результатов я хочу достичь в данной сфере?
  3. Какой следующий шаг на пути к их достижению?

Такой подход поможет не просто делать дела, но и понимать, зачем они все нужны.
Автор саммари:
Редакция SETTERS
Редакция SETTERS

  • Facebook
  • Instagram
  • Telegram
Понравилось саммари?
0
0
Поделиться саммари: